Miért nem válaszolnak a jelöltek? Candidate experience KKV szemmel

Sok cégnek ismerős ez a helyzet. A kiválasztási folyamat elindult, az első interjú jól ment, a jelölt érdeklődőnek tűnt, és aztán egyszerűen eltűnt. Nem válaszol az e-mailekre, nem jelenik meg a következő interjún. A HR-es vagy a cégvezető fejcsóvál, és azt mondja: ilyen a munkaerőpiac.

A tapasztalat azt mutatja, hogy a jelöltek eltűnése ritkán véletlenszerű. Sokkal inkább arról van szó, hogy amit a kiválasztás során megélnek, az alapján döntenek a továbblépésről. Ezt nevezzük candidate experience-nek, vagyis jelöltélménynek. Egy KKV-nál, ahol nincs erős márka a háttérben, ez különösen sokat nyom a latban.

Hogyan néz ki ez a jelölt szemszögéből?

Az IT-piacon egy tapasztalt fejlesztő vagy rendszermérnök a hirdetés feladásától számított 48 órán belül 3-5 megkereséssel is számolhat, ha aktívan keres. Nem szelektív szórásról van szó: a fejvadász cégek és a közvetlen megkeresések együtt rövid döntési ablakot teremtenek. Ha valaki négy párhuzamos folyamatban vesz részt egyszerre, akkor könnyen adódik, hogy ott marad benne, ahol a legjobb élménye van, és ott hull ki, ahol a legtöbb a bizonytalanság.

Ez nem azt jelenti, hogy a jelölt erkölcstelen vagy megbízhatatlan. Azt jelenti, hogy a piac így működik, és ha egy cég nem veszi ezt tudomásul, a folyamat minőségének javítása helyett panaszkodik az eredményen. Magyarország és Ausztria között ebben is van különbség: az osztrák piacon a jelöltek jellemzően formálisabbak és lassabban mondanak vissza, de az eltűnés ott is előfordul, ha a folyamat kommunikációja hiányos. A magyar IT-piacon a döntési sebességre érzékenyebbek a jelöltek, különösen a mid-senior szinten.

A lényeg az: egy kisebb cégnek jellemzően nincs olyan márkaismertség, mint egy nagyvállalatnál. A kiválasztási folyamat az első és sokszor az egyetlen közvetlen tapasztalat, amelyen alapján a jelölt megítéli a leendő munkahelyet. Ha ez a tapasztalat bizonytalan, lassú vagy személytelen, a jelölt nem feltétlenül szól — egyszerűen máshol folytatja.

Mikor veszítjük el a jelölteket?

A jelöltek többsége nem egyik napról a másikra dönt úgy, hogy megszakítja a kapcsolatot. Vannak kritikus pontok, amelyeken a folyamat elveszíti a jelöltet.

Az egyik legjelentősebb ilyen pont az interjú utáni csend. Ha az interjú után napokig, esetleg hetekig nem érkezik visszajelzés, a jelölt ebből egyetlen következtetést von le: nem vagyok fontos, vagy a cégnek nincs rendes folyamata. A legtöbb jelölt nem vár egy hétnél tovább visszajelzés nélkül, és ez nem türelmetlenség kérdése. Ha egy cég három napos határidőt mond, majd tíz nap elteltével sem jelentkezik, azzal nem csak a konkrét jelöltet veszíti el, hanem a jövőbeli ajánlások körét is szűkíti.

A másik kritikus pont a folyamat átláthatóságának hiánya. Ha a jelölt nem tudja, hány kör várható, mikor születik döntés, és ki dönt, akkor folyamatosan bizonytalanságban marad. Ez különösen fájdalmas, ha a jelölt más ajánlatokat is mérlegelni kell, és nem tudja, meddig tartson ki. Egy egyszerű mondattal, az első interjún elmondva, ez megoldható: „Nálunk két kör van, az első után egy héten belül visszajelzünk, a másodikra jellemzően az első körrel azonos héten kerül sor."

A harmadik a váratlan lassulás. Ha egy folyamat, amely gyorsan indult, hirtelen hetekre megáll belső egyeztetések vagy döntéshozói elérhetőség miatt, a jelölt ezt legtöbbször nem érti, és senki sem magyarázza el. Ilyenkor az egyetlen racionális döntés a továbblépés.

A leggyakoribb hibák és ami mögöttük van

Konkrét problémák, amelyek visszatérően jelennek meg KKV-k kiválasztási folyamataiban:

• Az interjú utáni hosszú csend: a „majd visszajelzünk" konkrét határidő nélkül bizonytalanságot kelt, nem bizalmat. Az elvárható visszajelzési idő az IT-piacon 24-48 óra az interjú után, akkor is, ha még nincs döntés — egy rövid üzenet azzal, hogy a folyamat tart, és mikor várható a következő lépés, elegendő.
• A folyamat előzetes kommunikálásának hiánya: ha a jelölt az első találkozón nem kapja meg, hány lépésből áll a folyamat és mikor születik végső döntés, onnantól minden nap bizonytalansággal telik.
• Sablonos, személytelen kommunikáció: egy nagyobb cégnek megbocsátható, hogy automatikus visszaigazolást küld, mert tízezres jelölti tömegből válogat. Egy 30-50 fős cégnek ez kifejezetten ront a képen. A kisebb volumenű kommunikációnak éppen az az előnye, hogy személyesebb lehet.
• A visszautasítás kezelésének elhanyagolása: sok jelölt úgy zár le egy folyamatot, hogy semmilyen visszajelzést nem kap a végeredményről. Ez nemcsak kellemetlen, hanem hosszú távon rontja a cég hírnevét a piacon.

Amit egy visszautasított jelölt még hozhat

A visszautasítás kezelése külön figyelmet érdemel, mert a legtöbb cég ezt a fázist elhanyagolja, holott itt van az egyik legkönnyebb lehetőség pozitív benyomást kelteni. Egy jelölt, akit nem vesznek fel, de tiszteletteljes, rövid visszajelzést kap, szívesen ajánl másokat. Az IT-piacon a hálózat szerepe kiemelkedő: tapasztalt szakemberek egymást ajánlják, egymást tájékoztatják, melyik cégnél milyen a folyamat. Egy jól kezelt visszautasítás évek múlva hozhat egy másik jelöltet, vagy akár magát a visszautasított jelöltet egy következő nyitott pozícióra.

A konkrét mechanizmus egyszerű. Ha egy folyamat lezárásakor a visszautasítás mellett egy-két mondatos, valódi visszajelzést is küldünk, az két dolgot jelez a jelöltnek: figyeltük, amit elmondott, és becsüljük az idejét. Nem kell részletes értékelést írni, és nem kell negatív visszajelzést adni, ha nem kérik. Elég annyit mondani: „Azt a döntést hoztuk, hogy... Ha a jövőben nyílik releváns pozíció, szívesen keressük meg újra." Ez sem kerül semmibe, és a hatása tartós.

Ami ténylegesen változtat: egy konkrét checklist

A jelöltélmény javítása nem igényel szoftverberuházást vagy komoly szervezeti átalakítást. Néhány konkrét változtatás az, ami ténylegesen számít:

• Az első öt perc az interjún: mutasd be röviden a folyamatot. Hány kör van, mikor dől el, ki vesz részt a döntésben. Ez fél percbe telik, és azonnal csökkenti a bizonytalanságot.
• 24-48 órás visszajelzési standard: nem feltétlenül döntésről, hanem helyzetjelentésről. „Az interjú jól ment, a következő lépés ez és ez, ennyi időn belül visszajelzünk." Ezt rögzítheti a folyamat részeként bármelyik cég.
• Személyes hang a kommunikációban: nem sablon, hanem egy-két sorban testreszabott üzenet. Az „Emlékeztünk, hogy elmesélted az előző projektedről szóló tapasztalatot" típusú mondat ritka, és pontosan azért emlékezetes.
• Visszautasítás emberi módon: rövid, tisztelettudó üzenet a döntésről, és ha van rá lehetőség, egyetlen mondat arról, mi alapján döntöttünk. Nem kötelező, de ahol ezt megteszik, ott a visszajelzések jellemzően pozitívak, akkor is, ha a döntés negatív volt a jelölt számára.
• Változás kommunikálása menet közben: ha a folyamat váratlanul lelassul, küldj egy rövid értesítést. „A döntéshozó ezen a héten nem elérhető, a döntés csúszik két héttel" — ez elfogadható magyarázat, ha időben megérkezik.

Egy átlátható, emberi és kiszámítható kiválasztási folyamat nemcsak jobb visszajelzési arányt hoz, hanem hosszú távon a cég megítélésére is hat. Az IT-piacon a hírnév hamar terjed. Ha a jelenlegi folyamat ezeken a pontokon fejleszthető, érdemes megvizsgálni, mit lehet egyszerűen és gyorsan változtatni.